No

Asunto

Specificaciones

1

Objetivo

Esta política busca asegurar la independencia del trabajo de inspección y certificación.

2

Trasfondo

La certificación privada involucra diferentes conflictos de interés. El punto clave es una cierta contradicción entre la relación "controlador – operador controlado", por un lado, y la relación "empresa de servicios – cliente" por otro. Este conflicto no puede ser totalmente superado, pero la conciencia del problema y claras reglas para todo el personal deben minimizar el riesgo de decisiones injustas.

3

Normas

La EN 45011 define:

•     4.1.1:La políticas y los procedimientos, bajo los cuales funciona la agencia certificadora y su administración, no deben discriminar a nadie. No se deben usar procedimientos que impidan el acceso de postulantes, con excepción de los criterios establecidos por el presente reglamento.

•     4.2 La agencia certificadora debe

a)    Ser imparcial

b)    Tener una estructura documentada, que asegure su imparcialidad

c)    Asegurar que cada decisión sobre la certificación sea tomada por una o varias personas que no sean las mismas que hayan realizado la inspección

d)    Conjuntamente con su gerencia general y personal, ser libre de presiones comerciales, financieras y de otra índole, que podrían influenciar en los resultados del proceso de certificación.

NOP dice:

205.501 (a) Una entidad privada o gubernamental acreditada como un agente certificador según esta sub parte deberá:

(11) Prevenir conflictos de interés por:

(i) No certificar a una operación de producción o de manejo si el agente certificador o una parte relacionada responsablemente de tal agente certificador tiene o ha tenido interés comercial en la operación de producción o de manejo, incluyendo un interés familiar inmediato o proporcionar servicios de consultoría, dentro del período de 12 meses anterior a la solicitud para certificación;

(ii) Excluir a cualquier persona, incluyendo contratistas, con conflictos de interés de trabajo, discusiones y decisiones en todas las fases del proceso de certificación y de la observación continua de operaciones de producción certificada o de manejo, para todas las entidades en las cuales tal persona tiene o ha tenido un interés comercial, incluyendo un interés familiar directo o proporcionar servicios de consultoría, dentro del período de 12 meses anterior a la solicitud para certificación;

(iii) No permitir a ningún empleado, inspector, contratista u otro miembro del personal que acepte pagos, obsequios o favores de ninguna clase, que no sean los honorarios prescritos, procedentes de cualquier negocio inspeccionado, Excepto, Que, un agente certificador de una organización que sea sin fines de lucro con una exención de impuesto del Código de la Superintendencia de Contribuciones o, en el caso de un agente certificador extranjero, un reconocimiento comparable de condición sin fines de lucro de su gobierno, podrá aceptar voluntariamente trabajo procedente de operaciones certificadas.

(iv) No dar consejo o proporcionar servicio de consultoría, a solicitantes certificados u operaciones certificadas, para vencer barreras identificadas de la certificación;

(v) Requerir a todas las personas que revisen solicitudes para certificación, desempeñar inspecciones en el terreno, revisar documentos de certificación, evaluar calificaciones para certificación, hacer recomendaciones concernientes a la certificación o tomar decisiones de certificación y a todas las partes relacionadas responsablemente con el agente certificador completar un informe anual que revele conflictos de interés; y (vi) Asegurar que la decisión para certificar una operación sea hecha por una persona diferente de la que llevó a cabo la revisión de documentos e inspección del lugar.

4

Términos

Ninguno

5

Política

5.1

Exclusión:

•     Inspectores y certificadores de CERES no pueden realizar inspecciones, o tomar o influir en decisiones de certificación en caso de operadores, quienes:

o        Sean sus familiares o amigos personales

• Sean o hayan sido sus empleados o empleadores, o para quienes hayan trabajado como consultores externos

o        Con quienes hayan tenido cualquier tipo de conflicto, no directamente relacionado con asuntos de inspección o certificación.

•     Un inspector no debe controlar la misma unidad por más de tres años consecutivos, sin que se realice una supervisión externa o una inspección adicional independiente por parte de otro inspector a la misma unidad.

5.2

Prevenir corrupción:

Inspectores de CERES no deben aceptar:

•     El pago directo de los servicios de inspección y certificación, en efectivo o a su cuenta bancaria privada

•     Regalos con un valor por encima de 15 Euros (20 USD).

•     Invitaciones a hoteles, restaurantes, etc., que sean exageradamente lujosos

•     Invitaciones a localidades o eventos, que podrían comprometer la reputación del inspector o de la agencia certificadora.

5.3

Precios, pago, adquisición de nuevos clientes:

•     Basado en un esquema claro de precios, (vea documento 3.1.5), CERES cobrará el mismo precio a operadores similares en el mismo país.

•     CERES nunca cobrará sobre la base del volumen de ventas de la empresa certificada. Solo trabajamos sobre la base de precios fijos, o con honorarios diarios, dependiendo de la situación.

•     Donde sea posible, la adquisición de nuevos clientes y la inspección deberían estar en manos de diferentes personas. Esto implica que, donde sea posible, por lo menos dos personas deberían trabajar para CERES en un país o una región, y que la persona, que haya adquirido el nuevo cliente, no debería ser la misma que realiza la primera inspección. Esto rige solo para adquisiciones activas, no para los casos, donde el cliente se acerca por su cuenta a CERES.

5.4

Decisiones del certificador:

•     En caso de dudas respecto a decisiones de certificación, el certificador responsable tiene la obligación de consultar por lo menos con un colega. En caso de que los dos no encuentren un consenso, tienen que consultar con especialistas externos y/o autoridades estatales competentes. En casos especialmente difíciles o importantes, el consejo de asesoramiento de CERES tiene que ser consultado.

5.5

Dependencia financiera de clientes particulares:

•     Con excepción del período inicial de máximo un año, ningún cliente particular debe contribuir con más de 10% al volumen total de ingresos de CERES.

•     Con excepción del período inicial de máximo un año en un país o una región nueva, un inspector contratado a tiempo parcial no debe depender con más de 20% de sus ingresos anuales de un solo cliente.

5.6

Evitar la "ceguera de empresa":

•     CERES alienta a sus inspectores y certificadores a intercambiar regularmente información criterios y experiencias con colegas de otras agencias similares, tanto en el trabajo diario, como en una forma más sistemática. Esto ayudará a cuestionar puntos de vista específicos de la empresa, y a hacer más objetivas las decisiones y los criterios.

5.7

Sanciones:

•     Inspectores u otro personal, para quienes se haya comprobado que

o      Aceptaron regalos a manera de soborno

o      Suprimieron conscientemente no-conformidades significativas o alteraron otros datos importantes en sus informes de inspección

o      Ayudaron a operadores a esconder importantes no-conformidades

o      Conscientemente no informaron a CERES sobre una relación excluyente con un cliente (vea 5.1)

       serán despedidos inmediatamente.

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Acceso a esta política

•     Esta política es accesible para todo público interesado

•     Debe ser entregado a todo personal de inspección y certificación de CERES.