No

Asunto

Specificaciones

1

Objetivo

Obtener un máximo de transparencia en los procesos de certificación, para todas las partes involucradas, sin afectar los principios de confidencialidad.

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Trasfondo

La comunicación interna y externa juega un papel clave en empresas modernas. El éxito de nuestra agencia certificadora depende en alto grado del esfuerzo que hagamos por mantener a nuestro personal y a los clientes informados con relación a modificaciones de reglamentos, políticas y procedimientos.

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Norma

La EN 45011 define:

4.1.3: En caso de que se requieran explicaciones referente a la aplicación de … (los reglamentos específicos), .. éstas serán formuladas por comités o personas relevantes e imparciales… y publicadas por la agencia certificadora.

4.5.1: La gerencia de la agencia certificadora … definirá … su política de calidad… (y) asegurará que esta política sea comprendida e implementada en todos los niveles de la organización.

6: La agencia certificadora informará debidamente de todos los cambios que pretende hacer respecto a sus requerimientos de certificación.

NOP dice:

§ 205.501 (a) (a) Una entidad privada o gubernamental acreditada como un agente certificador según esta sub parte deberá:

(8) Proporcionar información suficiente a personas que busquen certificación para permitirles cumplir con los requisitos pertinentes de la Ley y los reglamentos contenidos en esta parte;

§ 205.504: Una entidad privada o gubernamental que busque acreditación como agente certificador deberá presentar los documentos y la información siguientes…:

(b) (5) Una copia de los procedimientos que se usarán, incluyendo cualquier honorario que se imponga, con el objeto de poner a la disposición para cualquier miembro del público la siguiente información bajo pedido:

(i) Certificados de certificación emitidos durante el presente año calendario y los 3 años anteriores;

(ii) Una lista de productores y negociantes cuyas operaciones se hayan certificado, incluyendo por cada uno el nombre de la operación, el(los) tipo(s) de operación, productos producidos y la fecha vigente de la certificación, durante el presente año calendario y los 3 años anteriores;

(iii) Los resultados de los análisis de laboratorio de residuos de pesticidas y otras substancias prohibidas llevados a cabo durante el presente año calendario y los 3 años anteriores; y

(iv) Otra información de trabajo tal como sea permitida por escrito por el productor o negociante…

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Términos

Ninguno

5

Política

5.1

Mantener al personal informado:

•     CERES entregará a todos los inspectores y otro personal interesado copias de los reglamentos relevantes, así como de partes relevantes del Manual de calidad.

•     Con una demora de máximo un mes, CERES informará a todos los inspectores y otro personal interesado sobre cambios en reglamentos relevantes, políticas y procedimientos. Además del texto del reglamento mismo, se entregará una explicación fácilmente entendible.

•     La gerencia y el personal de la oficina central de CERES se reúnen por lo menos una vez al mes, entre otros para intercambiar informaciones importantes.

5.2

Participación del personal en las decisiones:

Siempre y cuando sea posible, antes de tomar una decisión, todo el personal involucrado o afectado, debe ser informado e invitado a dar sus puntos de vista y comentarios. La gerencia debe tomar en cuenta los criterios expresados por el personal.

5.3

Mantener a los clientes informados:

•     CERES entregará a los clientes o postulantes a la certificación copias de los respectivos reglamentos, si es posible en un idioma entendible para ellos, acompañados por resúmenes fácilmente entendibles de los requerimientos más importantes.

•     CERES publicará sus políticas de certificación, así como la mayor parte de su Manual de calidad, en su página web, para que las estructuras y los procedimientos sean lo más transparente posible.

•     Todo el personal de CERES dará a los clientes u otro público interesado información satisfactoria a preguntas relacionadas con reglamentos, políticas, procedimientos, etc.

•     Los inspectores u otros representantes locales de CERES son responsables de informar a todos los clientes locales inmediatamente acerca de modificaciones relevantes en reglamentos, políticas y procedimientos.

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Política de Confidencialidad